I. Ý nghĩa của quản lý thời gian
Bạn có hay không cũng sẽ có loại cảm giác này, sau khi kết thúc một ngày làm việc, cảm giác một ngày này mệt chết đi được vẫn không có nghỉ ngơi, thế nhưng ngẫm lại, cũng không biết mình hôm nay trong một ngày rốt cuộc bận rộn những gì, lại càng không biết hôm nay có thu hoạch gì, cảm giác một ngày này trôi qua uổng phí, đều là đang bận rộn mù quáng. Thời gian đã qua đi, nhưng chúng ta đã đánh mất thời gian của ngày hôm nay một cách vô ý và không thu được gì.
Trên thực tế, đó là bởi vì chúng ta thiếu kế hoạch quản lý thời gian, kế hoạch làm việc, từ đó dẫn đến sự lãng phí thời gian của chúng ta. Lúc này sẽ trích dẫn khái niệm quản lý thời gian. Chỉ có học được cách quản lý thời gian, lập kế hoạch thời gian tốt cho công việc, cuộc sống, mới có thể giảm lãng phí thời gian một cách hiệu quả, khiến cuộc sống của mình có ý nghĩa hơn.
2.Quản lý thời gian là gì
Quản lý thời gian là việc sử dụng thời gian linh hoạt và hiệu quả thông qua việc lập kế hoạch trước và áp dụng các kỹ thuật, phương pháp và công cụ nhất định để đạt được các mục tiêu đã nêu của một cá nhân hoặc tổ chức. Các phương pháp quản lý thời gian phổ biến nhất hiện nay là quy tắc bốn góc phần tư và phương pháp làm việc cà chua.
2.1 Quy luật Quadrant
Quy tắc bốn góc phần tư bắt nguồn từ "quy tắc bốn góc phần tư" (còn được gọi là "quy tắc Eisenhower" hoặc "quy tắc thập tự") do chính Tướng Eisenhower của Hoa Kỳ thiết kế.
Đặc điểm của kế hoạch thời gian thập tự giá của Eisenhower là: Vẽ một chữ thập, chia làm bốn góc phần tư, lần lượt là quan trọng khẩn cấp, quan trọng không khẩn cấp, không quan trọng khẩn cấp, không quan trọng không khẩn cấp, đặt tất cả những gì mình cần làm, sau đó làm những việc quan trọng nhất và khẩn cấp trước, như vậy hiệu suất làm việc và sinh hoạt của Eisenhower đã được nâng cao đáng kể. Việc này đã trở thành một câu chuyện hay được các nhà thành công Mỹ bàn tán sôi nổi.
Định luật bốn góc phần tư là một lý thuyết quản lý thời gian, một trong những quan niệm quan trọng của lý thuyết này là: nên tập trung vào việc xử lý những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, như vậy có thể phòng ngừa chu đáo, phòng ngừa rắc rối có thể xảy ra.
Trong công việc hàng ngày của mọi người, thường có cơ hội để lên kế hoạch và hoàn thành tốt một việc. Nhưng thường thường rồi lại không kịp thời đi làm, theo thời gian trôi qua, tạo thành chất lượng công việc giảm xuống.
Vì vậy, cần phải tập trung vào những vấn đề quan trọng nhưng không khẩn cấp. Để tập trung chủ yếu vào việc xử lý các vấn đề quan trọng nhưng không khẩn cấp, cần có thời gian tốt. Một cách tốt để làm điều này là thiết lập một cuộc hẹn. Thiết lập hẹn trước, thời gian của mình mới không bị người khác chiếm cứ, từ đó triển khai công tác hiệu quả.
2.1.1 Giới hạn
Góc phần tư đầu tiên:Góc phần tư này chứa đựng một số việc khẩn cấp và quan trọng, loại việc này có tính cấp bách về thời gian và tầm quan trọng của ảnh hưởng, không thể lảng tránh cũng không thể trì hoãn, trước hết phải giải quyết ưu tiên. Nó thể hiện như đàm phán các dự án lớn, công việc hội nghị quan trọng, v.v.
Góc phần tư thứ hai:Góc phần tư này không giống với góc phần tư thứ nhất, sự kiện góc phần tư này không có tính cấp bách về mặt thời gian, nhưng nó có ảnh hưởng lớn, có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của cá nhân hoặc doanh nghiệp và bảo trì môi trường xung quanh.
Góc phần tư thứ ba:Các sự kiện trong góc phần tư thứ ba là những sự kiện khẩn cấp nhưng không quan trọng, khẩn cấp nhưng không quan trọng, và do đó các sự kiện trong góc phần tư này là rất lừa dối. Rất nhiều người trong nhận thức có sai lầm, cho rằng chuyện khẩn cấp đều có vẻ quan trọng, trên thực tế, sự kiện như điện thoại vô vị, chuyện phụ họa kỳ vọng của người khác, chơi mạt chược ba thiếu một đều không quan trọng. Những sự kiện không quan trọng này thường bởi vì nó khẩn cấp, sẽ chiếm rất nhiều thời gian quý báu của mọi người.
Góc phần tư thứ tư:Các sự kiện ở góc phần tư thứ tư hầu hết là những việc lặt vặt tầm thường, không có tính cấp bách của thời gian, không có bất kỳ tầm quan trọng nào, và sự kết hợp của các sự kiện này với thời gian hoàn toàn giết chết thời gian và lãng phí cuộc sống. Ngẩn người, lên mạng, tán gẫu, dạo chơi, đây là cách sống của những người ăn no cả ngày không có việc gì làm.
Phòng ngừa chu đáo, đây là một thành ngữ cổ đại của nước ta, ý của nó là trước khi trời mưa hoặc khi trời không mưa phải tu sửa cửa sổ nhà cửa trước, để phòng ngừa khi trời mưa bị dầm mưa. Khi trời không mưa cũng không cần vội vàng tu sửa cửa sổ phòng ốc, tu sửa cửa sổ phòng ốc là chuyện không khẩn cấp. Phòng không dột đối với trời mưa mà nói tuyệt đối quan trọng, chuyện này chuẩn bị khi trời không mưa, mới có thể bảo đảm khi trời mưa cũng không ảnh hưởng đến tiến hành công tác.
Phân tích trường hợp: Phòng ngừa là mô tả hình ảnh về quản lý sự kiện góc phần tư thứ hai. Rất nhiều công việc quan trọng trong cuộc sống, đều cần chuẩn bị sẵn sàng trước khi sự kiện xảy ra, đây chính là nguyên nhân lập ra kế hoạch. Mục đích của việc lập kế hoạch là thực hiện từng bước và hiệu quả những việc quan trọng và không khẩn cấp. Bởi vậy phải học cách lập kế hoạch, chuẩn bị như thế nào. Kế hoạch, chuẩn bị, học tập, đào tạo...... đều là công tác phòng ngừa quan trọng hoặc dự trữ quan trọng.
2.1.2 Mối quan hệ
Ưu tiên giải quyết góc phần tư đầu tiên:Đầu tiên phải có khả năng phán đoán chính xác, xác định là chuyện vừa khẩn cấp vừa quan trọng, sau đó ưu tiên xử lý.
Phân biệt góc 1-3:Góc phần tư thứ nhất và thứ ba rất khó phân biệt, góc phần tư thứ ba là sự lừa dối lớn nhất đối với con người, thực tế là nó rất khẩn cấp tạo ra ảo giác rằng nó rất quan trọng, tiêu tốn rất nhiều thời gian của con người. Căn cứ vào khẩn cấp hay không thì rất khó phân biệt hai góc phần tư này, muốn phân biệt chúng thì phải dựa vào một tiêu chuẩn khác, xem chuyện này có quan trọng hay không. Cũng chính là dựa theo mục tiêu nhân sinh và kế hoạch nhân sinh của mình để đo lường tầm quan trọng của chuyện này. Nếu nó quan trọng thì thuộc về góc phần tư thứ nhất; Nếu nó không quan trọng, nó thuộc về nội dung của góc phần tư thứ ba.
Đầu tư vào góc phần tư thứ hai:Những thứ ở góc phần tư đầu tiên là quan trọng và khẩn cấp, và mọi người thường không thể làm tốt vì lý do thời gian. Chuyện ở góc phần tư thứ hai rất quan trọng, hơn nữa sẽ có đầy đủ thời gian đi chuẩn bị, có đầy đủ thời gian đi làm tốt. Có thể thấy được, đầu tư vào góc phần tư thứ hai, lợi nhuận của nó mới là lớn nhất.
Bước ra khỏi góc phần tư thứ tư:Góc phần tư thứ ba có ảo giác, bởi vì tính khẩn cấp của nó thường khiến người ta khó thoát ra, cho nên người ta thường rơi vào góc phần tư thứ tư mà không thể tự thoát ra. Ví dụ như, lúc chơi mạt chược ba thiếu một, chỉ cần vừa chơi liền rất khó thoát thân, hơn nữa phải hao phí thời gian rất dài mới có thể đánh ra kết quả. Việc ở góc phần tư thứ nhất phải ưu tiên làm, việc ở góc phần tư thứ ba mọi người sẽ không làm. Chuyện ở góc phần tư thứ tư là không có ý nghĩa, nhưng lại rất khó chơi, bởi vậy, phải tìm mọi cách đi ra góc phần tư thứ tư.
2.1.3 Chiến lược
Làm ngay:Nếu bạn luôn có một cái gì đó khẩn cấp và quan trọng để làm, hãy cố gắng giảm bớt nó bằng cách cho thấy bạn có vấn đề với việc quản lý thời gian.
Kế hoạch làm:Cố gắng dành thời gian cho những thứ quan trọng nhưng không khẩn cấp (góc phần tư thứ hai) càng nhiều càng tốt để giảm khối lượng công việc ở góc phần tư thứ nhất.
Cho phép làm:Nguyên tắc xử lý những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng là trao quyền và để người khác làm.
Giảm bớt:Làm những việc không quan trọng và không khẩn cấp càng ít càng tốt.
2.2 Luật lao động cà chua
Tomato Work là một phương pháp quản lý thời gian đơn giản và dễ thực hiện, một phương pháp quản lý thời gian vi mô hơn so với GTD được thành lập bởi Francisco Cirillo vào năm 1992.
Sử dụng phương pháp làm việc cà chua, chọn một nhiệm vụ cần hoàn thành, đặt thời gian cà chua thành 25 phút, tập trung làm việc, không cho phép làm bất cứ điều gì không liên quan đến nhiệm vụ này giữa chừng, cho đến khi đồng hồ cà chua vang lên, sau đó vẽ X lên giấy nghỉ ngơi ngắn (5 phút là được), nghỉ ngơi thêm một chút sau mỗi 4 lần cà chua.
Phương pháp làm việc cà chua nâng cao hiệu suất làm việc rất lớn, còn có thể cố ý không nghĩ tới cảm giác thành tựu.
2.2.1 Nguyên tắc
1. Thời gian một quả cà chua (25 phút) không thể tách rời: không có thời gian nửa quả cà chua hoặc nửa quả cà chua.
2. Trong một thời gian cà chua, nếu làm những việc không liên quan đến nhiệm vụ: thì thời gian cà chua sẽ bị hủy bỏ.
3. Đừng bao giờ sử dụng "Luật làm việc cà chua" trong giờ không làm việc: ví dụ: chơi cờ với con trai trong 3 giờ cà chua, câu cá trong 5 giờ cà chua, v. v.
4. Đừng so sánh số liệu cà chua của mình với số liệu cà chua của người khác: số lượng cà chua không thể quyết định thành bại cuối cùng của nhiệm vụ.
5- Phải có một thời gian biểu làm việc và nghỉ ngơi thích hợp với mình.
2.2.2 Thực hành
Bắt đầu mỗi ngày bằng cách lên kế hoạch cho một số nhiệm vụ cần hoàn thành trong ngày hôm nay, viết từng nhiệm vụ vào danh sách (hoặc trong danh sách việc cần làm của phần mềm)
Đặt đồng hồ cà chua của bạn (hẹn giờ, phần mềm, đồng hồ báo thức, v.v.), thời gian là 25 phút.
Bắt đầu hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên cho đến khi chuông cà chua đổ chuông hoặc nhắc nhở (25 phút đến).
Ngừng làm việc và vẽ X sau nhiệm vụ trong danh sách.
5. Nghỉ ngơi 3 - 5 phút, hoạt động, uống nước, tiện lợi......
Bắt đầu đồng hồ cà chua tiếp theo và tiếp tục nhiệm vụ. Lặp lại cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ và gạch bỏ nhiệm vụ trong danh sách (hoặc đánh dấu nhiệm vụ là đã hoàn thành trong phần mềm).
Sau mỗi 4 quả cà chua, hãy nghỉ ngơi 25 phút.
2.2.3 Gián đoạn
Trong một chiếc đồng hồ cà chua nào đó, nếu đột nhiên nhớ ra phải làm gì thì sao?
1. Nếu không thể làm ngay, hãy dừng chiếc đồng hồ cà chua này lại và tuyên bố nó vô hiệu hoá (ngay cả khi chỉ còn 5 phút nữa là xong), để hoàn thành việc này, và sau đó bắt đầu lại với chiếc đồng hồ cà chua đó;
Thay vì phải làm điều đó ngay lập tức, hãy đánh dấu một dấu phẩy sau nhiệm vụ đó trong danh sách (có nghĩa là làm phiền) và ghi nó vào một danh sách khác (ví dụ như "sự kiện ngoài kế hoạch"), sau đó hoàn thành chiếc đồng hồ cà chua.
2.2.4, Ưu điểm
Tomato Work Method là một bộ công cụ và quy trình đơn giản với những ưu điểm sau:
1. Giảm lo lắng về thời gian
2. Tăng cường tập trung và tập trung, giảm gián đoạn
3. Nâng cao nhận thức về quyết định
4. Đánh thức động lực và động lực lâu dài
5. Củng cố quyết tâm đạt được mục tiêu
6. Hoàn thiện quy trình ước tính để đảm bảo chất lượng chính xác
7. Cải thiện quy trình học tập làm việc
8. Tăng cường quyết định, nhanh chóng cắt rối loạn
Sự khác biệt giữa To-Do và Schedule
3.1, Lịch trình
Là chuyện ngươi nhất định phải làm, mưa gió cũng không thể ngăn cản bước chân của ngươi. Nó có hai điều kiện cùng một lúc:
1. Có thời gian xác định: vào một ngày nào đó, một ngày nào đó, một thời điểm nào đó trong năm.
2. Việc này không phải một mình bạn hoàn thành, cần sự phối hợp của người khác hoặc việc khác. Ví dụ: bạn có cuộc hẹn A vào thứ Tư lúc 3 giờ chiều, đó là lịch trình. Bạn sẽ đi tàu lúc 8 giờ sáng thứ Năm, đó cũng là lịch trình.
Sở dĩ nói nhật trình là chuyện anh nhất định phải làm, là bởi vì một khi nhật trình xác định, anh không thể dễ dàng "bội ước", nếu vi phạm hợp đồng phải gánh chịu hậu quả tương ứng. Ví dụ, nếu bạn không gặp nhau đúng hẹn lúc 3 giờ chiều và không bắt tàu lúc 8 giờ sáng, hãy tự gánh lấy hậu quả.
Nếu bạn muốn thay đổi lịch trình, tốt nhất là bàn bạc với đối phương, ví dụ như bàn bạc với A để xác định thời gian mới, kiểm tra các chuyến tàu khác.
Do đó, lịch trình cũng được gọi là "thời gian cứng" - thời gian không thể được điều chỉnh tùy ý.
3.2, phải làm
Theo nghĩa hẹp mà nói là chuyện ngươi muốn làm, thế nhưng, trước mắt thiếu điều kiện, cần chờ một chút.
Đôi khi nó thiếu thời gian, chẳng hạn như "những việc tôi làm khi tôi rảnh" hoặc "những việc tôi không chắc khi nào nên làm, hãy viết ra trước";
2- Đôi khi thiếu địa điểm, ví dụ như "việc cần làm lần sau khi đến Bắc Kinh";
Đôi khi thiếu tiền, chẳng hạn như "Khi tôi có tiền, tôi sẽ đi du lịch vòng quanh thế giới".
To-do cũng thuộc về "thời gian mềm".
Hai khái niệm này, không chỉ phân biệt từ văn tự, mà còn phải phân biệt từ sử dụng thực tế, ví dụ như xem phim:
20 giờ tối thứ bảy này xem phim (đã mua vé): Lịch trình, ghi vào lịch trình.
Đi xem một bộ phim trong tuần này: To-do-list.
IV. Sử dụng lịch hiệu quả để quản lý thời gian
Sau khi hiểu các khái niệm cơ bản về quản lý thời gian, luật làm việc cà chua và luật bốn phần tư, chúng ta sẽ sử dụng lịch hiệu quả để quản lý thời gian và làm việc hiệu quả hơn.
Lịch hiệu quả là một phần mềm lịch máy tính để bàn đa nền tảng theo phong cách Win10/Win11, dựa trên lịch hệ thống Windows, với những cải tiến và đổi mới sâu sắc, không chỉ thay thế hoàn hảo và tăng cường lịch đồng hồ trên thanh tác vụ Windows, mà còn được tối ưu hóa đáng kể về quản lý thời gian, kết hợp với khả năng AI tiên tiến nhất hiện nay, cung cấp các giải pháp lập kế hoạch lịch trình, danh sách việc cần làm và nhắc nhở nhiệm vụ phù hợp hơn với thói quen sử dụng của người dân, giúp bạn lên lịch mỗi ngày một cách hiệu quả.
Lịch hiệu quả đồng thời hỗ trợ điện thoại (Android, iOS), cho phép đồng bộ hóa liền mạch trên các thiết bị, cho phép bạn kiểm soát lịch trình và thông báo nhắc nhở của mình mọi lúc, mọi nơi.
4.1 Quản lý lịch trình
Quản lý lịch trình hiệu quả, cung cấp một nền tảng quản lý lịch trình toàn diện và mạnh mẽ. Đây là nơi bạn có thể dễ dàng quản lý tất cả các sự kiện quan trọng của mình một cách thống nhất - cho dù đó là lịch trình sắp tới, việc cần làm, ghi chú, ngày kỷ niệm quan trọng, sinh nhật của bạn bè và người thân, hồ sơ cuối cùng hoặc lịch đăng ký cần chú ý đặc biệt.
Ngoài ra còn có nhiều chế độ xem cho phép bạn có cái nhìn sâu sắc về lịch trình thời gian của mình từ các kích thước khác nhau của danh sách, ngày, tuần, tháng đến năm. Đồng bộ hóa đám mây và nhắc nhở đa thiết bị đầu cuối (PC/Mobile/WeChat), đảm bảo lịch trình của bạn luôn đồng bộ với bạn và nắm bắt mọi khoảnh khắc quan trọng, bất kể bạn ở đâu.
4.2 Danh sách việc cần làm
Danh sách việc cần làm cho lịch hiệu quả là trợ lý thông minh của bạn để quản lý các tác vụ hàng ngày một cách hiệu quả. Sự kết hợp khéo léo giữa chế độ xem ưu tiên bốn góc phần tư và thiết kế xem danh sách kiểm tra GTD (Getting Things Done) giúp bạn xác định rõ ràng mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của từng nhiệm vụ. Mỗi nhiệm vụ có thể bắt đầu một chiếc đồng hồ cà chua độc lập, cho phép bạn tìm thấy sự cân bằng hoàn hảo giữa tập trung và nghỉ ngơi.
Tính năng đồng bộ hóa đám mây và nhắc nhở đa thiết bị đầu cuối của dữ liệu giúp quản lý việc cần làm của bạn thông minh hơn và có trật tự hơn. Cho dù đó là một nhiệm vụ khẩn cấp trong công việc hay một chút may mắn trong cuộc sống, lịch làm việc tốt nhất có thể giúp bạn giải quyết từng vấn đề một và làm cho danh sách việc cần làm trở thành công cụ dễ dàng để điều hướng cuộc sống hàng ngày của bạn.
4.3 Quản lý thời gian thông minh
Lịch hiệu quả kết hợp với plugin SendToAI sử dụng công nghệ AI tiên tiến nhất để mang đến cho bạn trải nghiệm quản lý lịch trình chưa từng có. Cho dù đó là văn bản hoặc thông tin lịch trình trong hình ảnh, nó xác định chính xác và trích xuất, hợp lý hóa quy trình quản lý thời gian của bạn. Với CapsLock, bạn có thể nhanh chóng tạo lịch trình bằng giọng nói để quản lý thời gian nhanh chóng và hiệu quả.
Không chỉ vậy, kết hợp với công nghệ AI có thể tự động tạo ra các tờ báo hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng tuyệt vời dựa trên danh sách việc cần làm đã hoàn thành của bạn. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian của bạn, mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp và độ đẹp của báo cáo.
4.4 Kết nối các tài khoản lịch khác
Lịch hiệu quả có khả năng đăng ký mạnh mẽ giúp bạn dễ dàng kết nối với các lịch khác. Hỗ trợ đăng ký lịch công cộng giao thức WebCal, tài khoản hỗ trợ thêm giao thức CalDav/Exchange, giúp bạn dễ dàng đồng bộ hóa hai chiều với lịch của bên thứ ba (iCloud/Outlook/Ghim, v.v.).
Đăng vào 2024-12-03
广东
